Políticas de privacidad

TRANSPORT SYSTEMS

Justificación

El presente documento responde a la necesidad de dar cumplimiento a las disposiciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, así como su decreto reglamentario 1377 de 2013, por la cual se dictan lineamientos generales para la protección de datos personales, en desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recopilado de ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma. La Ley Estatutaria 1581 de 2012, establece igualmente los deberes que le asisten a los Responsables del Tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se destaca el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos, así como el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 que establece la obligatoriedad por parte de los Responsables del Tratamiento de desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados de esta gestión den cabal cumplimiento a las mismas. Es en este sentido que TRANSPORT SYSTEMS SAS en cumplimiento de la normatividad, adopta el presente documento, como una herramienta fundamental para la protección de los datos personales y la atención de consultas y reclamos que se generen a raíz de la gestión y administración de esta información.
           
POLÍTICA DE PRIVACIDAD

En particular la presente Política de Privacidad establece los términos en que Transport Systems SAS usa y protege la información personal que es proporcionada por sus usuarios al momento de utilizar su sitio web. Esta compañía está comprometida con la seguridad de los datos de sus usuarios. Cuando le pedimos llenar los campos de información personal con la cual usted pueda ser identificado, lo hacemos asegurando que sólo se emplea de acuerdo con los términos de este documento. Sí habrá un uso específico de su información personal en razón a la ejecución de un servicio primarán los términos establecidos en dicho acuerdo, sobre el presente documento. Sin perjuicio de lo anterior, esta Política de Privacidad puede cambiar con el tiempo o ser actualizada por lo que le recomendamos y enfatizamos revisar continuamente esta página para asegurarse que está de acuerdo con dichos cambios.

OBJETO 

La presente Política tiene como objeto dar la información necesaria y suficiente a los diferentes grupos de interés, así como establecer los lineamientos que garanticen la protección de los datos personales que son objeto de tratamiento de datos personales a través de los procedimientos Transport Systems SAS, para de esta forma, dar cumplimiento de la ley, políticas y procedimientos de atención de derechos de los titulares, criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión que se dará a los datos personales.

Destinatarios 

Esta política se aplicará a todas la información y bases de datos tanto físicas como digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de Tratamiento por parte de TRANSPORT SYSTEMS SAS, considerada como responsable. Igualmente, en aquellos casos en que operen como encargadas del tratamiento de datos personales. La política está dirigida a que la ciudadanía en general tenga a su disposición la información necesaria y suficiente sobre los diferentes tratamientos y fines sobre los que serán objeto sus datos, así como los derechos que ellos, como titulares de datos personales, pueden ejercer frente a Transport Systems SAS cuando esta tenga el rol de responsable del tratamiento de sus datos personales. 

Esta política es de obligatorio conocimiento y cumplimiento por todos para todas las personas naturales o jurídicas responsables de la administración información y bases de datos personales de TRANSPORT SYSTEMS SAS, y que tengan relación directa o indirecta con la compañía, la cual implique el tratamiento de dicha información.

Alcance

Dar un trámite expedito y legal a las diferentes solicitudes y reclamaciones hechas por los Titulares de la Información, así como por sus causahabientes u otra persona que cuente con la debida autorización. 

Dar cumplimiento a las exigencias de la normatividad vigente en materia de Protección de Datos Personales, así como a cualquier exigencia originada en el principio de responsabilidad demostrada (accountability). 

Brindar la debida protección a los intereses y necesidades de los titulares de la Información personal tratada por TRANSPORT SYSTEMS SAS. 

Los términos utilizados en el presente documento, serán entendidos como lo define la Ley 1581 de 2012.

Información que es recogida

TRANSPORT SYSTEMS SAS podrá recoger información personal, por ejemplo: Nombre, información de contacto como su dirección de correo electrónica e información demográfica. Así mismo cuando sea necesario podrá ser requerida información específica para procesar algún pedido o realizar una entrega o facturación.

Tratamiento de la información recogida

La información será tratada principalmente con el fin de proporcionar el mejor servicio posible, particularmente para mantener un registro de usuarios, de pedidos en caso que aplique, y mejorar nuestros productos y servicios.  Es posible que sean enviados correos electrónicos periódicamente a través de nuestro sitio con ofertas especiales, nuevos productos y otra información publicitaria que consideremos relevante para usted o que pueda brindar algún beneficio, estos correos electrónicos serán enviados a la dirección que usted proporcione y podrán ser cancelados en cualquier momento.

Transport Systems está altamente comprometido para cumplir con el compromiso de mantener su información segura. Usamos los sistemas más avanzados y los actualizamos constantemente para asegurarnos que no exista ningún acceso no autorizado.

Cuando visita Www.transportsystems.co, recopilamos automáticamente cierta información sobre su dispositivo, incluida información sobre su navegador web, dirección IP, zona horaria y algunas de las cookies instaladas en su dispositivo. Además, a medida que navega por el Sitio, recopilamos información sobre las páginas web individuales o los productos que ve, qué sitios web o términos de búsqueda lo refirieron al Sitio y cómo interactúa con el Sitio. Nos referimos a esta información recopilada automáticamente como “Información del dispositivo”. Además, podemos recopilar los datos personales que nos proporciona (incluidos, entre otros, Nombre, Apellido, Dirección, información de pago, etc.) durante el registro para poder cumplir con el acuerdo.

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, TRANSPORT SYSTEMS SAS realizará operaciones o conjunto de operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso, circulación y/o supresión. Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política y en las autorizaciones específicas otorgadas por parte del titular. De la misma forma se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello, siempre bajo los lineamientos de las políticas de Seguridad de la Información contemplada en las “Política de seguridad de la información (Versión 1.0)”

los datos personales serán tratados de acuerdo con el grupo de interés y en proporción a la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento, como se describe a continuación:

1. USUARIOS/CIUDADANÍA EN GENERAL El tratamiento de Datos Personales por parte de TRANSPORT SYSTEMS SAS tendrá las siguientes finalidades: a) Controlar las solicitudes relacionadas con los servicios prestados por la compañía. b) Remitir las respuestas de las consultas y derechos de petición a los peticionarios. c) Adelantar los trámites, servicios y otros procedimientos administrativos que sean solicitados a la compañía por compañía es públicas o empresas privadas. d) Adelantar el cobro pre jurídico de los servicios prestados. e) Enviar comunicaciones y notificaciones de nuevos productos o aplicaciones desarrolladas por la compañía. f) Realizar campañas, actividades de divulgación y capacitaciones como cursos y oferta educativa presencial y virtual. g) Desarrollar e implementar programas sectoriales. h) Actualizar bases de bases de datos, Incluyendo los casos en que se requiera transmitir o transferir a un tercero, la información para la validación, depuración, enriquecimiento y homogenización de datos, previo cumplimiento de las exigencias legales. i) Manejo de la información por parte de proveedores y/o contratistas para las gestiones relacionadas con trámites y servicios definidos en sus respectivos vínculos con Transport Systems y siempre que ello sea estrictamente necesario. j) Elaborar estudios, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias, relacionados con los servicios que presta la compañía. k) Presentar los servicios ejecutados a compañía es públicas o privadas para acreditación de nuestra experiencia. l) Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, contractuales, comerciales y de registros comerciales, corporativos y contables. m) Transmitir la información a encargados nacionales o internacionales con los que se tenga una relación operativa que provean los servicios necesarios para la debida operación de la compañía. n) Prestar los servicios de información a través de los diferentes medios de contacto. o) Evaluar la calidad de los servicios prestados) Grabación de imágenes o cualquier otro registro que sirva de soporte y evidencia de los eventos y audiencias realizadas. q) Mejorar las iniciativas promocionales de la oferta de prestación de servicios y actualización de productos de la compañía. r) Las demás finalidades que se determinen en procesos de obtención de Datos Personales para su tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la Ley.

EMPLEADOS: a) Realizar las actividades necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones legales en relación con los funcionarios y exfuncionarios de la compañía. b) Controlar el cumplimiento de requisitos relacionados con el Sistema General de Seguridad Social. c) Publicar el directorio corporativo con la finalidad de contacto de los empleados. d) En caso de datos biométricos capturados a través de sistemas de videovigilancia o grabación su tratamiento tendrá como finalidad la identificación, seguridad y la prevención de fraude interno y externo. e) Los datos personales de menores serán tratados con la finalidad de dar cumplimiento a las obligaciones legales. f) Para el caso de los participantes en convocatorias de selección, los datos personales tratados tendrán como finalidad adelantar las gestiones de los procesos de selección; las hojas de vida se gestionarán garantizando el principio de acceso restringido. g) Informar y comunicar las generalidades de los eventos desarrollados por la compañía por los medios y en las formas que se consideren convenientes. h) Gestionar la cadena presupuestal de la compañía: pagos de la compañía, emisión de certificados de ingresos y retenciones (personas naturales y jurídicas) y relaciones de pagos. i) Gestionar el proceso Contable de la compañía. 

PROVEEDORES/CONTRATISTAS a) Para todos los fines relacionados con el objeto de los procesos de selección, contractuales o relacionados con éstos. b) Realizar todos los trámites internos y el cumplimiento de obligaciones contables, tributarias y de ley. c) Gestionar la cadena presupuestal de la compañía: pagos de la compañía, emisión de certificados de ingresos y retenciones (personas naturales y jurídicas) y relaciones de pagos. d) Gestionar el proceso Contable de la compañía. e) Realizar todas las actividades necesarias para el cumplimiento de las diferentes etapas contractuales en las relaciones con proveedores y contratistas. f) Expedir las certificaciones contractuales solicitadas por los contratistas de la compañía o solicitudes de los entes de control g) Mantener un archivo digital que permita contar con la información correspondiente a cada contrato. h) Las demás finalidades que se determinen en procesos de obtención de Datos Personales para su tratamiento.

Cookies

Una cookie se refiere a un fichero que es enviado con la finalidad de solicitar permiso para almacenarse en su ordenador, al aceptar dicho fichero se crea y la cookie sirve entonces para tener información respecto al tráfico web, y también facilita las futuras visitas a una web recurrente. Otra función que tienen las cookies es que con ellas las webs pueden reconocerse individualmente y por tanto brindarte el mejor servicio personalizado de su web.

Nuestro sitio web emplea las cookies para poder identificar las páginas que son visitadas y su frecuencia. Esta información es empleada únicamente para análisis estadístico y después la información se elimina de forma permanente. Usted puede eliminar las cookies en cualquier momento desde su ordenador. Sin embargo, las cookies ayudan a proporcionar un mejor servicio de los sitios web, estás no dan acceso a información de su ordenador ni de usted, a menos de que usted así lo quiera y la proporcione directamente. Usted puede aceptar o negar el uso de cookies, sin embargo, la mayoría de navegadores aceptan cookies automáticamente pues sirve para tener un mejor servicio web. También usted puede cambiar la configuración de su ordenador para declinar las cookies. Si se declinan es posible que no pueda utilizar algunos de nuestros servicios.

Enlaces a sitios de Terceros

Este sitio web pudiera contener enlaces a otros sitios que pudieran ser de su interés. Una vez que usted dé clic en estos enlaces y abandone nuestra página, ya no tenemos control sobre al sitio al que es redirigido y por lo tanto no somos responsables de los términos o privacidad ni de la protección de sus datos en esos otros sitios terceros. Dichos sitios están sujetos a sus propias políticas de privacidad por lo cual es recomendable que los consulte para confirmar que usted está de acuerdo con estas.

Control de su información personal

En cualquier momento usted puede restringir la recopilación o el uso de la información personal que es proporcionada a TRANSPORT SYSTEMS SAS.  Cada vez que se le solicite rellenar un formulario, como el de alta de usuario, puede marcar o desmarcar la opción de recibir información por correo electrónico. En caso de que haya marcado la opción de recibir nuestro boletín o publicidad usted puede cancelarla en cualquier momento.

Esta compañía no venderá, cederá ni distribuirá la información personal que es recopilada sin su consentimiento, salvo que sea requerido por un juez con una orden judicial.

Transport Systems se reserva el derecho de cambiar los términos de la presente Política de Privacidad en cualquier momento.

TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES 

TRANSPORT SYSTEMS SAS podrá transferir y transmitir los datos personales a terceros con quienes tenga relación operativa que le provean de servicios necesarios para su debida operación, o de conformidad con las funciones establecidas a su cargo en las leyes. En dichos supuestos, se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la presente Política y con los principios de protección de datos personales y obligaciones establecidas en la Ley. En todo caso, cuando la compañía transmita los datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que indicará: 1. Alcances del tratamiento, 2. Las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales y, 3. Las obligaciones del Encargado para con el titular y el responsable. Mediante dicho contrato el Encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del responsable bajo la política de Tratamiento de la información fijada por este y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables vigentes. Además de las obligaciones que impongan normas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado: 1. Dar Tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan. 2. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales. 3. Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales. 

En caso de transferencia se dará cumplimiento a las obligaciones estipuladas en la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias.